Apoio Financeiro em Eventos e Cursos

Etapa 1: SOLICITAÇÃO ANTES DA OCORRÊNCIA DO EVENTO

Os programas de pós-graduação da UFSC recebem anualmente recursos da CAPES para utilização no auxílio financeiro à participação dos alunos em eventos científicos e acadêmicos. A PROPG também pode auxiliar com parte de recursos utilizados no evento.

Alunos que participem em eventos científicos com aceite e apresentação de artigos que tenha coautoria de professor do PPGEP podem solicitar o reembolso do total das despesas.

Primeiramente, o aluno deve solicitar auxílio a participação de eventos no link: https://propg.ufsc.br/cafin/auxilio-a-eventos-alunos/, observando o calendário definido pela PROPG. O aluno pode realizar o pedido de auxílio antes do aceite do artigo no evento, para fins de adequação de prazo definido no calendário da PROPG.

A solicitação pode resultar no deferimento da previsão de reembolso de despesas ao aluno, sendo parte do PPGEP e parte da PROPG.

O aluno deve aguardar a realização do evento e após possuir o certificado de participação, pode solicitar o reembolso.

Etapa 2: SOLICITAÇÃO DO REEMBOLSO APÓS A OCORRÊNCIA DO EVENTO

Essa etapa se refere ao pedido de reembolso aos alunos que solicitaram o auxílio no site (etapa 1). Nos casos em que o aluno não solicitou auxílio antes da ocorrência do evento, poderá solicitar o reembolso normalmente, conforme a presente etapa 2. Apenas um autor de cada artigo pode ser apoiado com recursos financeiro.

Atenção: O reembolso só pode ser solicitado após a ocorrência do evento, com a apresentação da documentação informada abaixo.

O aluno deve solicitar o reembolso do total das despesas por meio do Formulário de Solicitação de Reembolso Financeiro, em formato word.

O formulário deve vir acompanhado dos seguintes comprovantes (desejável em pdf.):

  1. Aceite do artigo, onde conste o nome dos autores;
  2. Resumo do artigo;
  3. Certificado de Participação;
  4. Primeira página do artigo publicado nos anais, se houver.
  5. Impressão do e-mail de deferimento do valor por parte da PROPG, nos casos em que o aluno tenha realizado a etapa 1.
  6. Apenas nos casos de participação em cursos: Documento do orientador justificando a participação do aluno e evidenciando a relação do curso com a pesquisa desenvolvida. 
  7. Comprovantes de despesas:

ATENÇÃO: O formulário e os demais documentos devem ser enviados em arquivo único, em pdf, na ordem descrita acima. 

As despesas reembolsáveis, que se referente ao item 6 – comprovantes de despesas – podem ser as seguintes:

1. Inscrição no evento

Para o reembolso do valor da inscrição, o aluno deve incluir em seu pedido:

  • Comprovante de pagamento, boleto bancário, comprovante de pagamento por e-mail, recibo ou nota fiscal fornecidos pelo evento, ou outro documento pertinente ao pagamento. No caso de pagamento de inscrição de eventos internacionais, a fatura do cartão de crédito também deve ser apresentada, onde conste o valor em reais pago pela inscrição.
  • Cópia da página do evento onde conste o valor da inscrição. É necessário entregar também um print da página do evento para demonstrar o valor de cada tipo de inscrição.

2. Estadia

O reembolso do valor de diárias em hotéis ou outro tipo de acomodação, inclusive Airbnb, podem ser realizados, exclusivamente nos dias correspondentes ao evento. Pode ser considerado o dia anterior ao início do evento para pagamento. Documentos pertinentes:

  • Nota fiscal de hotéis. A nota fiscal deve estar no nome do aluno, devendo conter os dias de acomodação. Caso tenha acompanhantes, essa informação deve contar na nota. Nessa situação, apenas serão ressarcidos os valores correspondentes ao aluno. Caso o aluno esteja compartilhando a acomodação com outros alunos do PPGEP, cada um dos alunos deve possuir uma nota fiscal em seu nome, caso deseje reembolso.
  • Estadia em Airbnb ou similar. O e-mail com os valores, período de estadia e nome dos ocupante é o documento utilizado para o reembolso.

3. Deslocamento
É possível o reembolso de despesas com deslocamento com a apresentação dos seguintes documentos:

  • Passagem aérea. O e-mail que consta o nome do passageiro, valores e período de deslocamento deve ser apresentado.
  • Passagem terrestre. O comprovante da passagem terrestre deve ser apresentada.
  • Aplicativo de transporte como Uber ou similar. O e-mail que consta o nome do passageiro, valor e data de deslocamento deve ser apresentado. Só serão reembolsadas as despesas apresentadas por meio de e-mail que estiver em nome do aluno do PPGEP.
  • Táxi. Deve ser apresentados os recibos assinados e datados, em nome do aluno do PPGEP.

Não é possível o reembolso de despesas com combustível, pedágio ou aluguel de automóveis.
4. Alimentação

  • Comprovantes de despesas com alimentação. As despesas com alimentação podem ser reembolsadas, desde que não conste na nota fiscal nenhum tipo de bebida alcoólica. Se for o caso, a nota fiscal será totalmente desconsiderada. São aceitas notas fiscais em nome do aluno ou cupons fiscais. Nesse último caso não é necessário conter o nome do aluno.

 

ATENÇÃO: o pedido de Reembolso será avaliado pelo PPGEP e pela PROPG. Documentos em desacordo com as regras serão desconsiderados. O valor total do reembolso ao aluno será o resultado da avaliação da documentação apresentada e o montante de recursos disponíveis na data da solicitação. Ou seja, o aluno pode receber valor menor do que o solicitado.

Nos casos em que o aluno realizar solicitação de auxílio antes do evento (etapa 1), deve apresentar a totalidade das despesas, mesmo que esse total ultrapasse o valor deferido no pedido.